ج في الحاسب، يعني المصطلح مجموعة من عناصر البيانات data element، أو الحقول field، مقننة الشكل والمحتوى، ذات اسم، وتعامل كوحدة واحدة unitويتعلق بعضها ببعض، وتختص بنشاط معين، مثل السجلات الخاصة ببيانات مادة مفهرسة والمحفوظة بالحاسب.
الملاحظة العلمية المقصودة: حيثاعتمد الباحث على الملاحظة المباشرةلأوضاع إدارة الوثائق والحفظ في الإدارات والأقسام التي زارها بالمكتبات العامة بالرياض، وذلك بجمع المعلومات عن موضوع الدراسة واختبار الفرضيات وتسجيلها.